Es lo mismo que atender un evento de interior, excepto que no lo haces dentro de los confines de una habitación. Todo puede ser igual en cuanto a bueno y bebida, mesas y sillas, ropa de cama, porcelana y cristalería, todo lo cual se alquilará normalmente. Puede ser necesario nivelar las mesas, los bufés (si corresponde) y las barras con cuñas si el evento tiene lugar en campo abierto. Se pueden usar sombrillas grandes sobre bases u otros dispositivos de sombreado para ayudar a proteger a los huéspedes del sol.
La cocina de catering, suponiendo que funcione como una cocina completa, debe instalarse en un área adecuada. Esto significa que no debe estar demasiado lejos de los invitados, pero si está cerca, entonces está típicamente detrás de setos móviles u otras barreras de enmascaramiento (paredes movibles envueltas en velon, etc.). Se instalan mesas largas en los elevadores de patas para que los chefs trabajen y coloquen los alimentos (o llenen las bandejas del buffet), se colocan las esteras y se introducen hornos, estufas y freidoras con propano, según lo justifique. Es posible que haya que esforzarse para nivelar el terreno en esta área o incluso para construir pisos temporales. Obviamente, el proveedor deberá llevar toda la comida no preparada en camiones refrigerados, junto con el equipo que necesiten y que no esté siendo provisto por las compañías de alquiler.
Un área de fregona / saneamiento (donde los platos sucios y la basura se toman y guardan durante el evento) puede compartir el mismo espacio que la cocina, o puede estar en otro lugar, con barreras visuales similares establecidas. Dependiendo del tamaño del evento, se puede configurar más de una cocina (por ejemplo, una más pequeña para el servicio de entremeses) o una cocina.
Si se necesita electricidad para equipos (cocina, DJ, sonido, otros proveedores) o iluminación, también se debe traer un generador de gran capacidad. Esto normalmente se organizará lo suficientemente lejos como para no perturbar demasiado la paz.
Los baños, si no están disponibles en una estructura cercana, se pueden alquilar también. Estos serán típicamente suites de baño estilo remolque con fregaderos de trabajo y así sucesivamente, mucho más civilizado que su puerto-a-orinal estándar.
Si el evento se lleva a cabo lejos de las áreas de estacionamiento, los autobuses de los huéspedes y el personal también son comunes.
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Al igual que con los eventos en el interior, también se puede establecer una pista de baile temporal. En realidad, cualquier cosa que pueda pasar en el interior puede ocurrir al aire libre, simplemente puede terminar alquilando / construyendo más cosas.
Por último, y lo que es más importante, las tiendas grandes pueden levantarse y usarse como salas de banquetes si desea tener un mejor control sobre los dictados del clima.
Cualquier planificador de eventos pro debe estar bien versado en la contratación de empresas de catering y el uso de empresas de alquiler y vendedores que pueden hacer que todo esto suceda en diversos grados de calidad. Las diferentes ubicaciones presentarán diferentes desafíos o curso.
