Cuando se trata de las cosas que pueden hacer o deshacer un evento, pocas son tan importantes como la calidad, el sabor y la apariencia de los alimentos y bebidas que sirve. Mucho depende de su decisión de qué empresa de catering contratar, y si usted piensa que esta decisión realmente no es tan importante, mírelo de esta manera … increíble restauración puede rescatar un evento que está en las rocas, pero el mal catering casi siempre enviará invitados a las puertas (o, en su escenario de pesadilla, a los baños).
Además, dado que el servicio de catering es a menudo el costo de línea de artículo # 1 o # 2 para la mayoría de los eventos, el proveedor que elija también es una decisión presupuestaria importante y puede influir en cuánto dinero le queda para gastar en otras áreas dependiendo de los costos de alimentos y cantidades
Agregue el hecho de que las empresas de catering pueden variar drásticamente en sus precios y en los tipos de comidas y servicios que ofrecen, y el proceso de selección de un proveedor de catering puede sentirse sentido y literalmente como si estuviera comparando manzanas con naranjas (juego de palabras completamente intencionado).
Así que hablamos con una docena de proveedores de servicios de restauración veteranos y gerentes de eventos sobre los criterios que recomiendan al seleccionar un proveedor de servicios. Y en base a sus recomendaciones …
Aquí están los 10 principales eventos de criterio que debe considerar al contratar un servicio de catering.
# 1 – Receptividad e interés personal en sus necesidades
¿Cuál es el alcance de un maestro en ‘gestión de seguridad y calidad alimentaria’?
¿El maíz es una fruta, vegetal, semilla o pasto?
¿Cuál es la diferencia entre la crema batida y la mitad y la mitad?
¿Qué país tiene la mayor cantidad de alimentos en todo el mundo?
¿Podría ser que la humanidad es la especie en peligro número uno?
De todos los profesionales de eventos y catering con los que hablamos, esto surgió una y otra vez, principalmente porque cuán receptivo e interesado es un proveedor durante sus conversaciones iniciales es indicativo de cómo se desempeñarán durante la duración de su contrato con usted ( y más sobre contratos más tarde).
“Muchas empresas de catering afirmarán tener la mejor comida hecha con los ingredientes más frescos al precio más competitivo, pero es una cualidad excepcional que uno sea tan rápido como para devolver llamadas y correos electrónicos y esté abierto a críticas y nuevas ideas”, dice. Cheryl Lynn Foster-Gerton, diseñadora de eventos y propietaria de An Essential Event en Denver. “Si bien estos pueden parecer factores algo insignificantes en comparación con el sabor y el costo en general, en realidad significan que el proveedor está verdaderamente preocupado por satisfacer las necesidades de los clientes y asegurarse de que estén satisfechos tanto con el producto como con el servicio”.
Un posible proveedor de comidas debe aprender todo lo que pueda sobre usted en sus primeras conversaciones con ellos, por lo que debe esperar que hablen y formulen preguntas el 20% del tiempo y que brinde respuestas y describa sus necesidades en aproximadamente el 80% de los casos. el tiempo. “Si el proveedor no hace preguntas sobre el evento, es posible que lo vean simplemente como ‘el siguiente cliente'”, dice Lyndsey Bunn, gerente de servicios de banquete y conferencias en Silver Legacy Resort Casino. “Deberían estar interesados en conocer tu evento. Deberían estar preguntando sobre su tema, el propósito, el presupuesto y los objetivos “.
# 2 – Capacidad para manejar su tipo específico de evento
No todos los servicios de restauración son perfectos o todo tipo de eventos, y muchos proveedores de servicios admiten abiertamente esto.
Por lo tanto, al entrevistar a sus empresas de catering (y debe hablar con al menos 3 empresas de catering para cualquier evento con un presupuesto razonable), debe ser específico sobre el tipo de evento que está planeando y el tipo de comida y / o presentación que está esperando. De lo contrario, puede terminar seleccionando un proveedor que simplemente no es una buena opción para el tipo o el estilo de su evento.
# 3 – Flexibilidad con respecto a las opciones de menú
Prácticamente todos los proveedores tienen un menú estándar o menús para elegir, y muchos proporcionan cierto nivel de flexibilidad incorporada para adaptar estos menús a sus necesidades específicas al sustituir elementos específicos y / o personalizar otros. “Cualquier proveedor que ha estado en la industria y sabe lo que está haciendo debe tener algunas opciones de menú diferentes que se actualizan y cambian constantemente para mantenerse al día con las tendencias actuales”.
Sin embargo, los servicios de restauración sobresalientes irán más allá de las opciones de menú estandarizadas y estarán dispuestos a crear tarifas increíbles que coincidan con necesidades dietéticas y de temas más específicos.
Si un proveedor de catering no está dispuesto a adaptar su menú o desafiar a su personal a trabajar y celebrar su tema personalizado, eso es una bandera roja. Dice Sanjay Sharma propietario de los servicios de restauración de Apple en Jaipur . “Revisamos las propuestas del menú y asistimos a las degustaciones para finalizar los sabores de cada plato y perfeccionar las porciones y la presentación para complementar o amplificar el diseño de nuestro evento y el tema de nuestro cliente”.
Un proveedor de servicios ideal también debe estar dispuesto a manejar (o al menos considerar) solicitudes especiales. “Pregúntale al proveedor si están dispuestos a incluir una receta familiar que proporciones”, dice Sanjay Sharma.
Todas estas son preguntas importantes que debe hacerse por adelantado para ver hasta qué punto cada proveedor de servicios de restauración que entrevista puede y está dispuesto a atenderlo.
# 4 – Voluntad de proporcionar degustaciones
¿Cómo sabrá qué puede hacer un proveedor de catering a menos que pruebe sus productos? Y más específicamente, ¿cómo sabrá qué sabor tendrán los elementos del menú que está considerando a menos que los pruebe específicamente?
Algunas personas evitan pedir muestras de los artículos específicos que desean para su evento porque parece una molestia para el proveedor de catering, pero es estándar solicitar un muestreo de lo que se propone pedir antes de firmar en la línea punteada.
Además, puede solicitar recortes de vino para estas degustaciones si son apropiadas para su evento (de nuevo, prepárese para pagar una tarifa … es un pequeño precio a pagar para asegurarse de elegir el proveedor de servicios adecuado). Y cuando esté probando la comida, también preste atención a cómo se presenta, ya que cualquier proveedor que se tome el tiempo de exhibir correctamente una muestra probablemente sea más propenso a hacer ese tipo de esfuerzo el día de su evento.
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# 5 – Familiaridad con el lugar
Esto puede ser aún más específico dependiendo de las restricciones del lugar en sí, como en el caso de los museos y sitios históricos. “Desea asegurarse de elegir un proveedor que haya trabajado anteriormente en ese lugar y conozca todas las reglas que son típicas de sitios como este.
Incluso lugares más tradicionales también pueden tener restricciones que los proveedores de servicios deben seguir, como ciertos estándares de configuración o restricciones de eliminación de residuos de comida y agua, por lo que tener un proveedor que esté familiarizado con las reglas de un lugar puede ahorrarle muchas molestias el día del evento.
# 6 – Explicación completa de los servicios / bienes prometidos en el contrato
El contrato del proveedor debe especificar claramente qué alimentos, bebidas y servicios proporcionará el proveedor en el (los) día (s) designado (s). Además, debe protegerlo de la falta de rendimiento tanto como de proteger al proveedor de la falta de pago / incumplimiento, por lo que le recomendamos que consulte a un abogado antes de firmarlo.
Cada detalle debe incluirse en el contrato, incluidos los menús seleccionados, el número de personas y / o personas a ser servidas, los detalles del servicio de bebidas / bar (si corresponde) y todos los precios y servicios adicionales.
Incluso lo que parecen ser pequeños detalles o no-brainers deberían incluirse en el contrato. “Incluso obtener todo por escrito con términos claros para la configuración / limpieza y sobras”, dice Anastasia Stevenson, propietaria de Coastal Creative Events. “La mayoría [de las empresas de catering] se llevarán los restos de comida a menos que se acuerde de antemano y se dé una liberación de responsabilidad”.
# 7 – Un plan de cancelación bien definido
Ningún proveedor de servicios con una pizca de dignidad y escrúpulos entra en un contrato con planes de fianza en el último minuto, pero debe asegurarse de que haya una cláusula de cancelación en su contrato, en caso de que su proveedor deba cancelarla.
“Obtenga información detallada sobre cómo manejan las cancelaciones y asegúrese de que esté incluida en el contrato”, aconseja Julia Pavlovski de Wedding Wise. “Debería averiguar si su depósito es totalmente reembolsable y cuáles son los próximos pasos. ¿Y lo referirán a otros servicios de restauración o ayudarán a hacer algunas llamadas para ver quién está disponible?
No querrá quedarse sin recursos solo unos días u horas antes de su evento, así que asegúrese de que los procedimientos de cancelación y las sanciones estén vigentes para que tenga un plan de respaldo.
# 8 – Referencias a las que puedes llamar y hablar con
Por supuesto, deberá verificar las empresas de restauración que está considerando, y siempre es bueno comenzar en línea y visitar sitios como Yelp, Wedding Wire y Angie’s List para conocer sus opiniones y calificaciones.
Sin embargo, no se quede allí, ya que las revisiones en línea no siempre son confiables (o incluso auténticas); por ejemplo, un buen proveedor puede haber tenido algunos clientes de pesadilla / odio que sesgan sus calificaciones, mientras que un proveedor de servicios verdaderamente mediocre puede haber completado sus revisiones en línea. Así que vea si puede rastrear a algunos clientes anteriores de las empresas de restauración que está considerando y comunicarse con ellos.
“A menudo, las personas son más comunicativas en conversaciones privadas sobre cualquier desilusión con respecto a la comida o la experiencia general con el proveedor de servicios que las que se encuentran en las reseñas escritas en línea”, dice Julia Pavlovski.
“Es aconsejable verificar referencias, realizar llamadas y realizar la debida diligencia propia”, agrega Greg Jenkins. Traducción: No confíe únicamente en lo que le dice el proveedor de servicios, o en sus referencias cuidadosamente seleccionadas, o en lo que dicen los Interwebs … haga un trabajo extra para asegurarse de obtener la historia correcta.
# 9 – Seguro
Cada empresa de catering con la que hablamos llamaba a la cobertura de seguro “un hecho” para los proveedores de servicios de restauración, y ciertamente no desea legalmente estar al tanto de algún descuido o accidente que haya sido culpa de su proveedor de servicios.
# 10 – Un experimentado chef y personal de cocina
Sorprendentemente, la cantidad de tiempo que una empresa de catering ha estado en el negocio puede no ser tan crítica a la hora de seleccionar un gran proveedor de catering, como usted puede pensar.
“La cantidad de tiempo en la industria de la restauración no necesariamente se traduce en una cocina excelente y sabrosa”. “Los antecedentes y la experiencia del chef pueden ser más importantes que el propietario de la empresa que tiene premios en su estantería. Es el chef, el chef y el personal de cocina el que a menudo sella el trato “.
Por lo tanto, asegúrese de preguntar sobre la buena fe y el CV del chef, ya que es probable que él o ella sea el más responsable del resultado de la comida y de si sus invitados la disfrutan o no.
¿Y cuándo sabes que has elegido el proveedor de servicios adecuado? Como dice sucintamente Christine Courtney-Myers: “Cuando un proveedor de catering desea sorprender y deleitar elegante y expertamente a sus invitados entregando alimentos hermosos, sabrosos y aventureros con un excelente servicio que complementa el tema de su evento, ha logrado el aspecto de catering de tu evento “.
