ROT (redundante, obsoleta, información trivial) es la documentación digital que una organización continúa reteniendo aunque la información que está documentada no tiene valor comercial o legal. Los empleados crean ROT guardando varias copias de la misma información, información obsoleta e información extraña que no ayuda a la organización a cumplir sus objetivos. ROT se puede encontrar en escritorios individuales, en servidores de redes, en servidores de SharePoint, en tabletas, dispositivos móviles, computadoras mainframe y en la nube.
ROT es perjudicial en cinco formas importantes. Primero, crea costos excesivos de almacenamiento, infraestructura y mantenimiento. En segundo lugar, perjudica la capacidad de los empleados para demostrar el cumplimiento de las pautas normativas o responder a solicitudes de descubrimiento. En tercer lugar, afecta la capacidad de los empleados para acceder rápidamente a la información correcta y tomar decisiones basadas en datos de una manera ágil. En cuarto lugar, ROT a menudo no se gestiona y, en consecuencia, es vulnerable a las infracciones de datos. Y, en quinto lugar, la información que se retiene más allá de su período de retención legal presenta un riesgo de responsabilidad porque puede utilizarse contra la organización en acciones legales o auditorías financieras.
La Asociación de Información y Gestión de Imágenes (AIIM) informa que, en promedio, la mitad de la información retenida de una organización no tiene valor comercial y el Consejo de Cumplimiento, Gobernabilidad y Supervisión (CGOC) estima que una gran compañía con 10 petabytes de datos podría estar gastando tanto como $ 34.5 millones en datos que podrían ser eliminados. Para evitar el ROT, es importante para las partes interesadas clave de la organización, que incluye ejecutivos de nivel C, gerentes de línea de negocio (LOB), profesionales de administración de registros, legales, de conformidad y de información (TI), reunirse y desarrollar una normativa basado en un programa de gobernanza de la información unificado (IG) que satisface las necesidades de la organización de manera holística.
El primer paso inicial al crear un plan de gobernanza de la información es inventariar la información existente y determinar qué tiene valor comercial y / o es necesaria por razones legales; el resto del contenido se puede considerar ROTO. Aunque una revisión manual de la documentación digital puede ser un proceso laborioso, hoy existen programas de autoclasificación y software de codificación predictiva que se pueden utilizar para descubrir ROT y clasificarlo en consecuencia. Un plan de gobernanza de la información eficaz incluye disposiciones sobre cómo tratar el ROT de forma continua y constituye la base de una cultura empresarial que gestiona activamente los activos de información y desalienta el acaparamiento de datos.
ROT también se puede denominar como desechos de datos.
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ROT se crea de manera muy simple acumulando información. Es información a la que se aferran las organizaciones con la mentalidad de mantenerla “por si acaso”.
